Rapat Yang Efektif

“Rapat Wajib Diatur Dan Diikat Dengan Etika Dan Moral, Serta Saling Berkontribusi Untuk Hasil Terbaik.” - Djajendra

Bayangkan dalam ruang pertemuan diri Anda dikelilingi oleh orang - orang yang sangat berantusias untuk memenangkan argumen mereka masing - masing, tanpa peduli dengan pendapat dari yang lain. Dan semua itu pasti menjadi ganjalan yang menyesakkan dada Anda. Lantas apakah Anda masih bisa berkontribusi untuk sebuah solusi yang andal?, atau Anda terpaksa tidak peduli juga, dan terseret dalam hukum rimba rapat, yaitu saling berteriak satu sama lain dengan ambisi untuk mempertahankan argumentasi masing - masing, walaupun mereka semua tahu bahwa teriakan dan argumentasi mereka tersebut adalah salah.
Rapat yang efektif adalah kunci sukses sebuah organisasi. Oleh karena itu, setiap peserta rapat sebaiknya diatur dan diikat dengan etika dan moral, yang mengharuskan setiap peserta rapat untuk berpartisipasi secara proaktif dengan cara saling mendengar, saling memberi pendapat, saling mencari solusi terbaik, saling bersabar menahan diri dan ego, serta saling berkontribusi untuk menghasilkan keputusan terbaik dengan tingkat risiko terendah.
Sering sekali rapat berlangsung terlalu lama dengan arah tujuan yang abstrak. Dan, dalam realitas rapat pada umumnya para peserta rapat memiliki persepsi yang keliru tentang makna rapat, dan masing - masing orang lebih suka berwacana sambil mempertontonkan kehebatan wawasan dan pengetahuan mereka ketimbang untuk berendah hati sejenak demi sebuah keputusan yang dapat ditindaklanjuti secara efekrif. Ucapan dan kalimat yang bertele-tele dalam sebuah rapat adalah sama sekali tidak efektif, dan menghabiskan waktu produktif dari para peserta rapat.
Rapat yang efektif harus dipimpin oleh seorang pemimpin rapat yang bisa mengatur irama dan gaya rapat untuk menjadi lebih demokratis, lebih tegas, lebih produktif, lebih efisien, dan lebih efektif. Sebuah rapat tanpa kepemimpinan yang fleksible dan tegas, hanya akan menjadi rapat yang tidak memiliki wibawa dan kehormatan. Sebab, pasti aturan yang ada tidak akan digubris oleh para peserta. Rapat juga mungkin sulit untuk menghasilkan solusi dan keputusan dengan tingkat risiko rendah. Hal ini disebabkan tidak adanya figur pemimpin yang bisa menyatukan semua pendapat kearah yang benar dan tegas.
Seorang pemimpin panutan haruslah menjadi figur pemersatu semua peserta rapat, dan mampu menggiring semua orang untuk sebuah keputusan final yang menguntungkan organisasi.
Setiap peserta wajib mempersiapkan diri mereka dengan pokok - pokok pikiran yang akan dibahas bersama dalam rapat tersebut. Dan, setiap peserta juga harus mempersiapkan agenda rapat secara benar dan tepat sasaran agar rapat bisa lancar dan efektif. Semua informasi yang dimiliki oleh para peserta rapat haruslah benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara transparan melalui bukti - bukti pendukung yang otentik, sebab semua informasi ini nantinya akan menjadi dasar dari setiap keputusan yang akan diambil. Peserta harus siap dengan realitas rapat, serta tunduk dan mau melaksanakan semua hasil keputusan rapat sebagai komitmen yang wajib ditindaklanjuti secara sempurna oleh semua orang.

Untuk training / seminar hubungi www.ninecorporatetrainer.com